Com mantenir els empleats relacionats amb el trasllat d'oficines

El moviment de les operacions és sovint una part inevitable del negoci. Si teniu previst realitzar un trasllat empresarial (ja sigui per una reducció de dimensions, per una propietat més barata o per una expansió, o si voleu situar-vos més a prop dels clients), és important assegurar-vos que es tingui en compte els treballadors i es mantinguin informats perquè sentin que són part del moviment. Això implica una comunicació oberta, tenint en compte l’impacte de la mudança sobre cada empleat i demanar informació sobre la mudança del vostre personal.

Adreça de transport

Per a la majoria dels vostres empleats, una mudança probablement suposarà un canvi en els seus desplaçaments. Mireu de prop la nova ubicació empresarial i considereu el tipus de canvis que pot comportar. Utilitzeu la vostra base de dades d'empleats per determinar quins empleats hauran de desplaçar-se significativament més enllà després del moviment. Per a aquelles persones que viatgen de trànsit, determineu si el trànsit serà accessible a la nova ubicació.

Si hi ha problemes, poseu-los en contacte amb els empleats afectats per informar-los de les seves opcions, ja sigui amb ajuts amb tarifes de trànsit o places d'aparcament. Fins i tot si no podeu oferir cap incentiu, proporcioneu als empleats la informació amb molta antelació de la mesura que permeti decidir si han de continuar amb altres opcions d’ocupació amb un desplaçament més viable.

Si és possible, penseu permetre que els empleats afectats més pel moviment tinguin un horari més flexible. Potser poden entrar abans o més tard, segons els patrons de trànsit, on visquin i el seu paper específic amb l'empresa.

Pla d’aparcament

Com a part de tractar els problemes de transport, informeu als empleats de si es produirà un canvi en la plaça d’aparcament i si es pagarà. Pregunteu als empleats amb antelació què necessiten perquè proveu d’aparcament suficient per a tots aquells que ho necessitin. Si això no és possible, informeu-los sobre altres opcions i què esteu disposats a fer per ajudar-los a afrontar el canvi del seu pla de transport.

Manteniu la comunicació oberta

Comunicar-se amb els empleats sobre el moviment regularment és clau per mantenir-los al cap i assegurar que es mantingui al màxim la audiència. És igual d’important proporcionar l’oportunitat als empleats de fer-li preguntes sobre la mudança; la comunicació hauria d’anar per dos sentits.

Informeu els empleats el més aviat possible. Doneu-los temps suficient per assegurar-vos que la nova ubicació funcionarà per a ells perquè s’acostumin a la idea de moure’s i prendre les millors decisions per a les seves pròpies situacions. A més, proporcioneu un calendari de com es desenvoluparà el moviment, quins seran els seus rols i què espereu d’ells.

Sol·liciteu l'entrada del personal

Demaneu pensaments dels vostres empleats sobre com funcionarà el nou espai d’oficina i com es poden configurar les coses millor per a l’eficiència, el gaudi del personal i l’entorn de treball en general. Com més personal s’impliqui en el procés de presa de decisions, més aportació i suport a l’equip. Això és essencial per mantenir la moral alta durant el que sovint pot ser un moment difícil.

Esbrineu si hi ha alguna cosa sobre l'actual (antiga) oficina que no funcionava i que es podria millorar en el nou espai. Potser es podria configurar la sala de còpies, la ubicació del saló de personal o la quantitat d’espai d’escriptori a cada oficina. Els empleats són els millors consultors a l’hora de millorar el flux de treball i l’entorn.

Crea un paquet d'informació

Si la vostra empresa ha estat ubicada en un lloc durant un temps, els empleats tindran a prop els seus punts de menjar favorits, cafeteries i serveis relacionats amb els negocis. Per ajudar-vos a la transició cap a la nova ubicació, creeu una llista d’empreses locals que es trobin al nou barri, com ara restaurants, cafeteries, gimnasos, guarderies, tintoreries i botigues de queviures. Si sou propietaris d'una petita empresa, podeu plantejar-vos prendre una tarda per visitar la nova zona amb els vostres empleats. Feu-los veure el nou espai i passin una estona a la zona. Això pot recórrer un llarg camí per facilitar la transició.