Com comunicar-se al personal en moure una oficina o un negoci

Portra / Getty Images

La majoria d’organitzacions que tenen més d’un grapat de persones han de tenir una estratègia de comunicació forta tant per a comunicacions internes com externes. Tant si es tracta de notificacions sobre canvis de política, procediments quotidians o qualsevol cosa sota el sol, els empleats han de conèixer coses importants.

També inclou l'elaboració d'un pla per a una mudança d'oficina i l'elaboració d'una llista de comprovació mòbil.

Tot i que podreu pensar que hi ha tants passos per planificar en un trasllat a l’oficina que no teniu temps ni tan sols de plantejar-vos comunicacions, realment heu de prendre un o dos dies per crear una estratègia ferma que mantingui conscient tant els empleats com els vostres clients. dels propers canvis.

Molt important, voleu mantenir els vostres empleats directament implicats en la mudança, ja que probablement seran els més afectats.

Missatges interns clau

Els missatges clau haurien d’incloure l’horari, l’embalatge, els tancaments d’oficines, la nova distribució de l’oficina i detalls sobre la nova ubicació.

  • Cronologia : assegureu-vos que enumereu tots els passos clau de la mudança perquè tothom sàpiga què esperar i quan.
  • Instruccions d’embalatge : proporcioneu al personal instruccions sobre com embalar les seves oficines o cubicles per a la mudança. Això ha d’incloure on obtenir materials d’embalatge, quins són els responsables de l’embalatge i els terminis.
  • Avís avançat de tancaments d’oficines : durant la mudança, potser haureu de tancar l’oficina per permetre l’embalatge final i el trasllat d’equips i mobles d’oficina. Assegureu-vos que el vostre personal tingui coneixement d’aquestes dates i si i com continuarà l’empresa durant la mudança i com afectarà aquesta programació i càrrega de treball.
  • Nou pla d'oficina : El personal voldrà conèixer de forma anticipada com serà el nou espai i com es configuraran les oficines. Encara tindran el seu propi espai o ara seran en un pis o en un pis obert ">

Formes de comunicar objectius al personal

La manera de lliurar el missatge hauria de decidir-se pel tipus de missatge que es tracta. Per exemple, la línia de temps es pot lliurar fàcilment a través de la intranet de la vostra empresa; mentre que, es poden presentar els tancaments d’oficines en una reunió de personal per assegurar-se que es puguin fer i respondre preguntes.

  • Intranet : Per a aquelles empreses o organitzacions que tinguin una intranet, normalment és la millor plataforma per a la majoria de missatges. Permet actualitzar fàcilment fitxers i informació que poden arribar a tots els empleats.
  • Reunions presencials : independentment del missatge, les reunions del personal són un bon lloc per a fer anuncis i permetre al personal la possibilitat de tenir una discussió completa. També podeu utilitzar el temps de reunió per revisar com es comunicarà la informació perquè el personal sàpiga que es mantindrà informat.
  • Correu electrònic : Si bé el correu electrònic és fàcil, no sempre és la millor manera de transmetre informació. No vull enviar tants correus electrònics que la gent no pugui trobar la informació quan la necessita. Si feu servir correu electrònic, assegureu-vos que només l’utilitzeu per informar-vos d’on poden obtenir la informació.
  • Carpetes comunes : si no teniu intranet, creeu una carpeta comuna en una unitat de xarxa a la qual tothom pugui accedir.
  • Tauler d'anuncis : podeu utilitzar un espai físic per publicar informació. La gent pot comprovar-ho sovint i també proporciona un lloc on la gent pot reunir-se i discutir les seves inquietuds.