Llista de comprovació de les coses a fer quan es mou un negoci

Taxi / Portra Images / Getty Images

Preparar-se per traslladar una oficina o un negoci pot ser molt més complicat que traslladar-vos una llar. La preparació és clau i garantir que tot el que hi ha a la llista sigui complet és fonamental. Utilitzeu aquesta llista de comprovació ràpida com a guia per tal que la vostra empresa continuï el camí.

Determineu un marc i una programació de temps

Determinar el marc de temps hauria de ser el primer que heu de fer. Definiu la data en què tots els objectes han de quedar fora de l'oficina, que és la data de sortida final. Probablement haureu de tenir uns quants dies per desplaçar-vos en realitat, depenent de quantes coses hagueu de moure. Treballeu enrere des de la data de sortida i feu una llista de totes les coses que heu de fer abans que arribin els camions.

Assigneu tasques i configureu un comitè de desplaçament si cal

És una bona idea implicar el personal abans de la mudança. Un comitè de mudances no només pot ajudar-vos a organitzar i planificar el moviment, sinó que també pot ajudar a facilitar la transició per a la resta del personal. Feu que el comitè revisi totes les tasques i assigneu els papers segons sigui necessari. A mesura que avanci, probablement haureu d’afegir tasques a la llista i assegureu-vos d’assignar tasques també, hi ha massa per fer-ho tot.

Establir un pla de comunicacions internes i externes

Un pla de comunicacions intern permetrà que els empleats estiguin informats sobre els plans en moviment mentre que un pla extern mantindrà actualitzats els vostres clients i proveïdors sobre les seves activitats empresarials durant la mudança per tal de mantenir la vostra empresa en funcionament durant la transició.

Lloguer de trasllats

Com qualsevol mudança, contractar bons mòbils necessita temps i hauria de ser una de les primeres tasques de la vostra llista. Feu que un membre del personal desenvolupi una llista d'almenys cinc empreses mòbils i, a continuació, assegureu-vos que les investigueu a fons abans de contractar-les. Determineu el pressupost, obteniu pressupostos i compareu els serveis de les empreses en moviment per decidir quina contractació.

Contreu embaladors professionals

Si el vostre pressupost en moviment pot suportar la contractació d’empaquetadors professionals, feu-ho. D’aquesta manera, estalviarà a vosaltres i als vostres empleats haver d’embalar zones de l’oficina que són habituals i sovint els espais més difícils d’embalar i moure. Es pot demanar als empleats que empaquin les seves oficines o oficines, ja que també proporciona una oportunitat al personal de netejar els seus espais i desfer-se de les coses que no necessiten moure.

Creeu un nou pla d’oficina i un disseny

Aquí és on el vostre comitè de desplaçament us serà de gran ajuda. Sempre és difícil traslladar-se a un nou espai, però quan has de descobrir cap a on van tots i tots, això requereix molt de temps. Assegureu-vos de saber on es col·locarà cada moble i s’asseuran tots els empleats. Com més detallat sigui el pla, millor.

Parli amb els seus venedors actuals

El trasllat d’un negoci pot suposar canviar els proveïdors de serveis. Comproveu els vostres contractes i decidiu si romandreu amb els vostres proveïdors actuals o si voleu canviar. Haureu de determinar què requerirà el nou espai quant a línies telefòniques i infraestructura de xarxa. Parleu amb el vostre propietari nou i venedors per assegurar-vos que sabeu què necessita el nou espai perquè no hi hagi un buit en el servei. Per a qualsevol equip que estigueu llogant, poseu-vos en contacte amb el distribuïdor per avisar-los de la seva mudança i la millor manera de portar el seu equip a la nova ubicació.

Mantenir informats i informats els empleats

Un moviment pot ser difícil per als empleats. Pot significar un canvi en la manera de desplaçar-se i si la seva navegació és ara més llarga que abans del moviment. Si us traslladeu a un espai més reduït, el personal ha de saber com s’assignaran les oficines i com serà el seu nou espai. Cal informar els empleats a cada pas del procés. Proveu de mantenir un horari mòbil al tauler d’anuncis de la cuina o a un altre espai comú per tal que la gent pugui veure com avança les coses i què s’espera d’ells com a empleats.